PT Kereta Api Indonesia (Persero) memperkuat komitmennya dalam tata kelola kearsipan dengan meresmikan Gedung Record Center dan memulai pembangunan kompleks fasilitas kearsipan terpadu di Bandung, Jawa Barat, pada Jumat (23/5/2025). Langkah ini menandai era baru pengelolaan arsip yang terintegrasi dan profesional di lingkungan KAI. Kompleks ini terdiri dari Gedung Restorasi Arsip, Gedung Serbaguna Arsip, dan Kawasan Terpadu Record Center & Data Center.

Kepala Arsip Nasional, Mego Pinandito, mengapresiasi transformasi manajemen yang telah dilakukan KAI, yang berdampak pada peningkatan performa ketepatan waktu hingga 90%. Beliau juga mengakui keberhasilan KAI dalam meningkatkan pengelolaan arsip secara sistematis, yang dibuktikan dengan perolehan skor istimewa 92,51 dari Arsip Nasional pada tahun 2022. Menurutnya, KAI telah membuktikan bahwa arsip bukan sekadar tumpukan kertas usang, melainkan cerminan peradaban dan identitas institusi yang bertanggung jawab. Pencatatan dan pengelolaan yang baik terhadap sejarah, mulai dari Staatsspoorwegen hingga era digitalisasi saat ini, menjadi bukti komitmen tersebut.

Direktur Utama KAI, Didiek Hartantyo, menekankan pentingnya pengelolaan arsip sebagai fondasi dalam menjaga kesinambungan sejarah dan pengambilan keputusan strategis perusahaan. Pembangunan fasilitas kearsipan ini menjadi simbol keseriusan KAI dalam merawat memori kolektif perusahaan, sekaligus mempertegas posisinya sebagai BUMN yang mengedepankan akuntabilitas dan transparansi dengan menjunjung tinggi nilai kebangsaan. Menurutnya, arsip adalah jiwa dari keberlanjutan institusi. Kehadiran Gedung Record Center dan fasilitas pendukung lainnya merupakan wujud tanggung jawab KAI dalam merawat arsip dan dokumen, menghormati sejarah, serta mempercepat pengambilan keputusan berbasis data.

Vice President Public Relations KAI, Anne Purba, menjelaskan bahwa pembangunan gedung arsip ini merupakan bagian dari strategi perusahaan dalam memperkuat tata kelola perusahaan berbasis data. Tata kelola arsip yang baik akan berdampak positif pada penyelamatan aset perusahaan. Arsip bukan hanya sekadar dokumen masa lalu, tetapi juga instrumen penyelamat nilai guna, aset, dan legitimasi negara di masa depan. Oleh karena itu, pengelolaan arsip yang presisi menjadi sangat penting.

Proyek ini tidak hanya meningkatkan efisiensi penyimpanan arsip, tetapi juga memperkuat pengambilan keputusan strategis, mitigasi risiko hukum, dan pencatatan sejarah perusahaan dengan standar tertinggi. Gedung Record Center berdiri di atas lahan seluas 8.797 m² dengan luas bangunan 1.429 m². Fasilitas yang tersedia meliputi ruang penyimpanan arsip, ruang pengolahan arsip, ruang transit arsip, ruang pelayanan, ruang kerja, ruang instalasi teknis, ruang fumigasi, ruang pamer arsip, hingga ruang baca dan mushola. Pembangunan ini dikerjakan oleh konsorsium yang terdiri dari PT KAI Properti, PT Wiratman Cipta Manggala, dan sejumlah konsultan perencana nasional.

Dengan peresmian Gedung Record Center dan pembangunan fasilitas kearsipan lainnya, KAI menegaskan perannya sebagai BUMN yang tidak hanya membangun infrastruktur fisik, tetapi juga merawat arsip bangsa. Dalam era transformasi digital dan tuntutan transparansi, kearsipan menjadi penguat legitimasi korporasi. Komitmen KAI dalam memperkuat tata kelola dokumen dan arsip merupakan bagian dari upaya perlindungan aset negara dan peningkatan akuntabilitas perusahaan.

Sejak tahun 2020, Unit Corporate Document Management KAI, yang dipimpin oleh Nathan Marihottua Siahaan, telah menerima kunjungan dari 69 instansi untuk melakukan benchmarking. Instansi tersebut meliputi:

• 13 Kementerian/Lembaga, seperti Kementerian ATR/BPN, Kementerian Perindustrian, Kementerian Perekonomian, OJK, LPS, BRIN, SKK Migas, BPJS Kesehatan.
• 31 BUMN/BUMD, di antaranya PT PLN, PT Pertamina, PT Telkom Indonesia, PT Hutama Karya, PT Pegadaian, PT Jasa Marga, PT Pelindo, MIND ID Group.
• 4 Perguruan Tinggi, seperti Universitas Indonesia, Universitas Padjajaran dan Universitas Gadjah Mada.

Melalui Vice President of Corporate Document Management, KAI juga telah menjadi narasumber di 11 forum nasional, termasuk Arsip Nasional, Dinas Kearsipan DKI, BPOM, SKK Migas, hingga MIND ID Group, dalam tema strategis seperti Penyelamatan Arsip Aset BUMN dan Digitalisasi Kearsipan.

Berikut adalah prestasi kearsipan yang telah diraih KAI:

• Akreditasi AA (Istimewa) dari ANRI (2022)
• Juara 1 Unit Kearsipan I BUMN Terbaik Nasional dari ANRI (2017)
• Juara 3 Unit Kearsipan I di tahun sebelumnya dari ANRI (2016)
• Juara I & II Arsiparis Teladan BUMN Nasional dari ANRI (2016 & 2017)